Power Platform — Power Automate

Power Automate 用於自動化重複的業務流程。 除了簡單的工作流程之外，Power Automate 還可以發送關於逾期任務的提醒、按計劃在系統之間移動業務資料、與 多個資料來源或API溝通，甚至可以在PC上自動執行任務，例如在 Excel 中計算資料 。使用 Power Automate 的無代碼/低代碼平台，從典型的一般使用者到 IT 的所需技能水準，Power Auotmate都能完成這些作業。

什麼是Power Automate以及它為企業帶來甚麼價值

企業員工一定每天"例行性且是有標準步驟"的工作需要進行，而Power Automate 可以提供幫助。Power Automate 就是讓電腦管理重複性作業。 Power Automate 允許任何了解業務流程的人都可以建立這種可重複的流程，該流程在被觸發時立即採取行動並執行流程。

Power Automate 的常見場景和功能：

• 自動執行重複性任務，例如將資料從一個系統移動到另一個系統
• 引導使用者完成一個流程，以便他們可以完成不同的階段任務
• 通過數百個連接器或直接使用 API 連接到外部資料來源
• 使用機器人流程自動化 (RPA) 功能

範例:一個採購核准流程

核准是建立 Power Automate 的重要過程。 它們通常是手動的。 以下是一個簡單範例：

使用者通過進入 Power Apps 應用程式並建立採購訂單請求來啟動流程。 一旦他們提交請求，訊息就會發送到 Power Automate flow。

我們建立自動化流程來評估採購請求，然後根據提出需求的使用者和請求數量等條件路由請求。 第一個行動可能是將請求發送給使用者的主管。 可以從 Azure AD 中自動取得這一類組織結構的資訊。

以下是流程的起點：

在主管收到採購請求並批准後，流程便可以提供條件邏輯。 通常，這可能類似於：如果採購訂單請求大於 10,000 美元，則將其往上呈送副總級主管； 如果沒有，則自動批准採購訂單。

下面是此流程的範例。

如我們所見，即使是業務流程也有很多決策點。 而我們的流程可以輕鬆處理決策，無需編寫任何代碼。

在資料所在的位置處理資料

Power Automate 通過 600 多個連接器能夠連結到不同的資料來源，您我們可以連接到 Web 甚至地端機房的資料和服務。 一些常見的資料來源包括：

• Microsoft Dataverse
• Salesforce
• Dynamics 365
• Google Drive
• Office 365

Microsoft Power Platform 支援多個資料串接，讓我們能夠將來自多個平台的資料集中到一個自動化流程中。最後，我們的資料無法使用 600 多個連接器串接，那麼 Power Automate 還允許我們建立客製連接器，讓您通過 swagger 文件與任何資料來源串接。

三種Power Automate流程

• Cloud flows— 這些是我們使用trigger構建的流程，然後是一個或多個動作(actions)。 借助現有的連接器，可以使用多種trigger和actions，例如收到來自特定人員的電子郵件，或在FB中提及我們的公司。 我們將在 Power Automate 中看到這些作為My flows和Team flows。 My flows和Team flows之間的唯一區別是所有權。 對於my flow，你是唯一的擁有者，而team flow是有多個擁有者。
• Business process flows— 這些流程旨在增強使用Model-driven apps和 Microsoft Dataverse 時的體驗。Business process flows會在我們的Model-driven apps中建立引導式體驗
• Deskflow flow — 這些機器人流程自動化 (RPA) 流程讓我們在自己的哥人電腦上運行自動化流程。

另外Microsoft Power Platform 使用基於引導式界面來建立和訓練人工智慧模型，使人工智慧“民主化”。 這背後使用的是 Azure 機器學習和認知服務的功能。

建立範例流程

從流程模板庫來建立流程

借由數百個trigger、actions和connector，Power Automate 最困難的部分有時可能是確定從哪裡開始。 如果一開始沒有經驗，我們可以從模板庫入門，有無數的流程模板可用於幫助我們建立解決方案。 要查看所有可用模板，您可以登錄 Power Automate 並從左側的功能表中選擇Templates。

如果我們點選想要的模板後，我們將看到有關該模板的詳細資訊，包括它將連接到的資料來源。

建立一個將email中的附件自動儲存到OneDrive for Business中

通過放在我們電腦中的電子郵件搜索附件可能非常耗時。 為了不浪費時間，我們可以建立一個流程，將所有電子郵件附件存儲在我們的Microsoft OneDrive for Business 帳戶的一個資料夾中。 而這有一個現成的模板可以使用。

1. 從模板清單中搜索“Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business”。
2. 點選畫面底部的Create Flow來建立流程。

Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business是一鍵式模板之一，我們可以在其中回答建立流程所需回答的問題。

在模板畫面中上，描述了模板的作用以及運作所需的條件。

系統會要求我們提供 Microsoft Office 365 Outlook 和 Microsoft OneDrive for Business 服務的 credentials。 如果我們經常使用這兩種服務，則 credentials已存在我們的電腦中。

• 該流程連接到我們的公司的電子郵件以取得任何附件。
• 然後，流程將在我們的 OneDrive for Business 帳號上建立一個資料夾，只要收到email，這個流程將自動取得附件後放入OneDrive中。

從flow builder中，我們可以點選trigger和actions以查看此流程是如何建立的的。 如我們所見，沒有代碼，一切都可以自定義或擴展滿足我們的業務需求。 例如，可以嘗試將流程配置為僅處理來自老闆的電子郵件。 這裡有一個提示：點選 Show advanced options for the On new email trigger。

Power Auotmate的重要概念

• 每個流程都有兩個主要部分：trigger和一個或多個actions。
• 我們可以將trigger視為流程的starting action。 trigger可以是一封新電子郵件收到我們的mail box或一個新item被入到 SharePoint 清單中。
• Actions是我們希望在呼叫trigger時發生的事情。 例如，新的電子郵件trigger將啟動在 OneDrive for Business 上建立新文件的actiob。 其他actions範例包括發送電子郵件、發布推文與核准。

我們可以在流程中執行的actions類型的一些範例包括：

• Loops — — 運行一個actions直到滿足條件以移動到流程的下一步
• Switch— — 根據輸入的評估識別要執行的單一案例(single case)
• Do Until — 執行一組action，直到指定條件的計算結果為真
• Apply to each — 為input array中的每個項目執行一組actions
• Expressions — — 描述在流程中運行的實際邏輯的底層定義，可以手動編寫

觸發或運行流程

使用 Power Automate，我們不會像運行 Power Apps 應用程式那樣考慮運作流程。 相反，我們執行觸發流程運作。 在之前的流程中，它不會定期手動運行流程，而是會在每次收到帶有附件的新電子郵件時自動運作。 這是因為流程具有確定何時運行的trigger。

定義trigger時，有幾種不同的類型：

• 當某件事有變時: 這些是資料變動時運作的trigger。 例如，它可能是在 SharePoint 中建立的新項目、在 Dynamics 中更新的潛在顧客，或者當某個事件已從 Outlook 中刪除時。
• 排程的:我們可以將流程設置為在一天中的特定時間觸發並重複發生。 例如每天早上 9點檢查是否有待處理的帳戶續訂等流程，如果有，則向必要的人員發送電子郵件。
• 按按鈕: 這個trigger以多種方式形成。 這可能是在手機app上有一個虛擬按鈕，或者使用第 3 方按實體按鈕時，甚至是在 Power Apps 中按下按鈕時。 使用者可以控制按需要“運作”流程。

建立循環式流程

我們可以建立按特定排程執行一項或多項作業（例如，通過電子郵件發送報告）的流程：

• 一天一次，一個小時，或者一分鐘
• 在指定的日期
• 在指定的天數、小時數或分鐘數之後

例如，如果我們希望流程每兩週跑一次，請在“Interval” field中輸入 2，然後在“Frequency” field中選擇“Week”。 我們還可以指定流程應在一周中的哪一天運行。

Build a scheduled cloud flow

在進階選項(Advanced options)

1. 建立流程後，選擇“ Recurrence”的標題將其展開。 選擇Edit，然後選擇Show advanced options。
2. 我們可以在此處指定時區
3. 指定流程應在一周中的哪一天或哪幾天運行，以及流程應在一天中的什麼時間運行。
   例如，如下圖所示流程，使其不早於 2018 年 1 月 1 日星期一中午（太平洋時間）開始，並每兩週在 2018 年 1 月 1 日下午 5:30（太平洋時間）運行一次 週二。

使用compose action

在設計流程時，使用“compose”action可以避免多次輸入相同的資料。 例如，如果我們在設計流程時需要多次輸入數字組：[0,1,2,3,4,5,6,7,8,9]，我們可以使用compose action來儲存像這樣的array：

1. 在Recuurence步驟中，點選 +New step
2. 搜尋 Compose，然後選擇Compose(Data Operations)

3. 在Input中輸入我們需要的array

4. 繼續向流程中添加步驟以執行所需的操作。

5. 通過選擇左上角的“Untitled”並輸入我們的流程名稱來重命名流程。

6. Next 保存流程

7. 選擇流程名稱旁邊左上角的向左的箭頭

8. 最後，我們可以從最上方的命令欄運作流程

建立一個button flow

Button是通過手動操作啟動的流程。 例如，我們可以創建一個按鈕來向我們的主管發送“今天在家工作”電子郵件。

• 選擇Buttons以使用其中一些流程。
• 選擇Browse以查看模板。

為了顯示如何使用按鈕，我們將使用 Send myself a reminder in 10 minutes button這一個模板。

1. 選擇Browse
2. 選擇 Send myself a reminder in 10 minutes button流程

3. 點選這一個模板

4. 選擇Create然後選Done

5.選擇Buttons