Microsoft 365 基礎知識 Part 1

這是微軟的SaaS服務，並且將會簡單介紹M365的各項服務與解決方案。使用M365可以強化組織的效率、協作與溝通。然後，本文也會介紹M365 中如何處理安全性、合規性、隱私和信任，最後再檢視M365的訂閱、授權、計費和各項支援。

M365的應用程式與服務

M365是一款生產力雲，透過 Office 應用、智慧雲端服務和高階安全性協助組織的每個人。 M從 Office 365 發展而來，提供的不僅是傳統 Office。這是一個可以支援資訊員工到第一線員工的整個組織的混合靈活工作。 M365 的全新 AI驅動的生產力工具 Microsoft Copilot for Microsoft 365，以及它如何解鎖新的工作方式。

什麼是M365?

M365 是一個雲端驅動的生產力平台。它將 Office 365 與裝置管理、智慧安全性和創新的線上服務結合在一起。 M365可以為任何規模的組織提供協助。無論員工是WFH、辦公室、出差，M365 的工具都可以在任何裝置中安全地提高工作效率、協作和通訊。

Microsoft Graph 是 M365 中以人為中心的資料和智慧的網站。透過這種方式，M365 提供了強化式的體驗，隨著時間推移的資料收集來強化安全性並進而保護使用者。說白話，就是AI看遍你全部的資料跟歷史紀錄活動之後建議你產生更具生產力的活動與決策。

Microsoft Graph 在Microsoft Copilot for Microsoft 365 中發揮著至關重要的作用，Microsoft Copilot for Microsoft 365 是Microsoft 365 中由AI 驅動(也就是大語言模型LLM)的生產力工具。

M365跟O365哪裡不一樣?

O365有10年以上的歷史，它是微軟的BPOS(Business Productivity Online Suite)。它就是把之前微軟的相關Office產品與OA會用到的產品(如MS Exchnage/Sharepoint/Skype)給雲端化(也可以說改成訂閱制)。

而M365就是在原來的O365產品線上加上Windows與EMS(Enterprise Mobility + Security)。EMS 是一個行動裝置的管理和安全平台，可保護組織並強化組織成員的生產力。該平台包括:

1. Microsoft Entra ID（正式名稱為 Azure Active Directory 或 Azure AD）。 Microsoft Entra ID 提供完整的IAM解決方案，具有整合安全性，可在員工、客戶和合作夥伴連接到其應用程式、裝置和資料時管理和保護其存取。
2. Microsoft Intune 是一種基於雲端的端點管理和安全解決方案，用於在 iOS、Android、Windows 和 macOS 等平台上管理使用者、裝置和應用程式。

M365讓人隨時隨地的辦公

COVID 19之後，員工的工作時間、地點和方式正在發生根本性轉變。員工希望在選擇工作場所時具有更大的靈活性，而組織正在轉向混合和靈活的工作方式。M365可以搞這種混合式工作。

混合式工作(也可以說是靈活的工作模式)影響著每個人，因此組織會想要用整合工具來強化整個組織的所有員工的能力，讓員工可以WFH。

以下是一些可以支援這類作業的M365能力:

1. 連接性:
   由於是雲端服務，所以員工可以在任何時間、任何地點，只要有網路(中國可能要例外)都可以連接辦公用所需要的服務與資源
2. 安全性:
   透過MFA保護登入。 M365 和 Windows 10 或 11 的內建安全功能可防止惡意軟體、惡意攻擊和資料遺失。
3. 託管:
   員工的設備可以透過安全設定、允許的應用程式從雲端進行管理，並要求遵守系統運作狀況。
4. 生產力與協作:
   使用Microsoft Teams、Sharepoint、OneDeiver、Shared tasks與崁入在這些產品的自動化機制來達成。

M365租戶(Tenant)

Microsoft 365 Developer Program可以讓企業試用，這是一個獨立還環境(sandbox)，跟正式環境完全隔離。這個環境可以試用90天，並且可以容納25個使用者。這個環境跟正式的M365功能完全一樣，也就是租戶(Tenant)的作用。

M365的生產力能力與效益

1. 讓工作效率又快又有創意 — Microsoft 365 Copilot
2. 即時性的內容分享與協作 — Microsoft 365 — Subscription for Office Apps | Microsoft 365(如Word/Excel/Power point/OneNote)、OneDriver。
3. 即時性的溝通 — Video Conferencing, Meetings, Calling | Microsoft Teams
4. 永遠都可以緊迫盯人 — Microsoft Outlook Personal Email and Calendar | Microsoft 365
5. 良好的管理工具 — 如Planner、Booking、To do、Forms和Lists。有效規劃專案、作業安排並收集數據以做出更好的決策。組織任務、追蹤資訊並隨時隨地管理待辦事項清單。(Porject與Vision不在M365的產品服務中)
6. 加速日常作業流程 — 如 Microsoft Power Apps與Power Automate。更多的Power Apps與Power Automate介紹，可以參閱本部落格的相關介紹。

M365 Apps

這是一款可以在瀏覽器上操作微軟Office系列的應用程式的服務。它分為Microsoft 365 Apps for business與Microsoft 365 Apps for Enterprise兩個訂閱版本，包含Access (PC only)、Excel、Teams, OneDrive, OneNote、 Outlook、PowerPoint、Publisher (PC only)、Word。使用這種方式的效益如下(但是可能會對使用者的使用模式有很大的衝擊):

• Work across multiple devices
• Work with apps that are always up-to-date
• Work intelligently through connected experiences — 使用一種稱為" Connected experiences in Office"的功能
• 使用AI的方式來加速作業 — Microsoft Copilot for Microsoft 365

M356的作業管理工具

如專案管理工具(Microsoft Project)

Microsoft Planner:
一款工作分配與協調的工具，例如可以使用看板模式(Kanban board)來分配作業。透過新增「Tasks by Planner」tab與 Teams 整合，在 Word、Excel 和 PowerPoint 中使用 @mentions 來指派任務，並將任務新增至 Outlook 或 Microsoft To Do 中的行事曆。

Microsoft Bookings:

Bookings 是一個預約行程管理系統。預訂簡化了行程管理的流程。它包括用網頁的方式預訂行程，並與 Outlook 整合，以優化員工的行事曆，並客戶能夠靈活地預訂最適合他們的時間。

Microsoft To Do:
顧名思義，就是待辦清單。但聰明一些、跨多個設備、可以搞WBS，然後可以在 Outlook、Teams 和 Planner 之間同步作業，並從標記的 Outlook email自動產生作業。

Microsoft Forms:
就是搞表單作業，如調查、測驗、投票、問卷、註冊等。表單可以在任何裝置上的任何網頁瀏覽器上使用。

Microsoft Lists:
Lists 是一款智慧資訊追蹤的應用程式，為個人與團隊提供靈活的方式來組織資訊和工作。可以把它看成網頁版、好看一些、聰明一些的Excel。

其他具生產力的應用程式:

• Clipchamp 是一種使用瀏覽器的影音編輯。使用其濾鏡、樣式、轉場和庫存媒體庫。
• Dynamics 365 — 微軟的CRM、ERP，具AI功能的。
• Loop — 社群媒體式的專案管理，一樣有AI功能的。
• Power BI — 商業智慧工具
• Sway — 可以看成是進階版的Power Point
• Whiteboard — 線上白板功能

M365的協作能力與效益

使用Microsoft Teams來協同作業。在一般的IM系統(如Line之類)，所有每個群當中分享有關於檔案、作業、行事曆等內容都跟流水帳一樣一去不回頭，需要人組織、整理。請一個人來做這種事非常沒有效率，哪如果一個人有500多個line群，哪不瘋掉。而Team可以幫組織:

• Teams 中的使用者行事曆連接到其 Exchange 行事曆，因此當使用者在 Outlook 中安排會議時，他們的會議會自動從 Teams 中直接使用，反之亦然。用戶還可以隨時開始會議，不用事先安排會議。
• 視訊會議最多允許 1000 名電話與會者。使用 Teams 中的 Meet 應用程式集中會議活動。
• Meet app可協助使用者準備會議、查看過去的討論並快速找尋討論內容、文件和議程等會議內容。
• Meet app透過簡化準備作業並減少回顧過去會議所花費的時間來提高會議效率。
• Teams Premium 包括會議期間不同語言的即時字幕和會議結束後的總結等功能。

Meetings、webinars與live events都是會議類型，但webinars和live event為主持人提供了對於對話和參與者的額外控制。團隊可以偵測會議中所說的內容，並提供帶有發言者歸屬的即時字幕。無論受眾、團隊或社群位於何處，都可以使用 Microsoft Stream、Teams 或 Yammer 建立live event。

Teams還可以與以下應用程式或服務整合:

• Power BI
• Power Apps
• Power Automate
• Dynamics 365
• Power Virtual Agents(微軟的RPA)
• 與第三方整合 — 如Salesforce或ServicNow，或者只要有webhooks 或connectors也可以整合

Microsoft Viva apps
企業的社群平台。

微軟的說法，它可以讓員工有以下體驗:

• Connection。讓每個人都了解情況、參與並受到啟發。
• Insight。透過可行的見解提高生產力和福祉。
• Purpose。使人們的工作與團隊和組織目標保持一致。
• Growth。幫助員工學習、成長和成功。